かもしか通信

スタッフ日記

緊急度と重要度


みなさんこんにちは。
長野県塩尻市鴨居歯科医院
鴨居インプラント審美サロン
事務長の三原智郎です。

実は先週の木曜日から土曜日までお休みをいただき、セミナーに参加していました。

そのセミナーで感じたことを皆さんにお伝えしようと思います。

仕事においても私生活においても、人間は日々何か行動していますよね。
その行動する順番つまり優先順位はどのようにつければ効果的なのでしょうか?

この際「緊急か緊急じゃないか」の枠組みと、「重要か重要ではないか」の枠組みをかけあわせた4つに分類し優先順位をつけています。
つまり
① 緊急で重要な事
② 緊急でなく重要な事
③ 緊急で重要でない事
④ 緊急でも重要でもない事

この4つです。

私生活において考えるとこうです。
~~~~~
朝起きた時、
「今日中にやらなくてはいけない事」
「○○さんと会う約束」
「健康づくりのスポーツクラブ」
「家族との団らん」
「用のないインターネット」
「暇つぶしのゲーム」
と今日のやることがあったとします。

多分多くの人は、「○○さんと会う約束」の時刻までに「今日中にやらなくてはいけない事」をしっかりこなし、空いた時間に「健康づくりのスポーツクラブ」や「家族との団らん」を計画するでしょう。
これは「用のないインターネット」「暇つぶしのゲーム」は④の 「緊急でも重要でもない事」だからです。

それでは実際に1日の計画を実行するために、「○○さんと会う約束」の時刻までに「今日中にやらなくてはいけない事」を取り組んでいたとします。
この時に「アポイントのない来客」が来たらみなさんどうされますか?

わざわざお越しいただいた方をお断りすることもできず、相手のお話を聞いていたら、思っていた以上に時間を過ごしてしまいました。

しまった、もう「○○さんとの約束」との時間だ!
来客にはこの後約束があることをお伝えし、お帰り頂き「○○さんと会う約束」を守るために、急いで支度して出発し「○○さんと会う約束」を無事達成することができました。

帰ってくると計画では終わっていたはずの「今日中にやらなくてはいけない事」がまだ残っています。
まだ時間があるので取り組みましたが「健康づくりのスポーツクラブ」はちょっと難しそうです。
計画から遅れましたが「今日中にやらなくてはいけない事」が何とか終わりました。
すると電話がかかってきて「突然の飲み会」に誘われました。
「家族との団らん」と「突然の飲み会」の天秤です・・・

この様な形で日々計画されていることと計画外の事が次々とやってきます。
この取り組む順序を「緊急度」で順位付けしていませんか?
「家族との団らん」と「突然の飲み会」の天秤も、「突然の飲み会」に参加される方もいらっしゃると思います(実際私がそうでした。)
もちろん関係性によるのですが、これはすべて無計画に始まった朝が実は原因となっています。

「緊急度」ではなく「重要度」で順位付けをする。
① 緊急で重要な事・・・「今日中にやらなくてはいけない事」「○○さんと会う約束」
② 緊急でなく重要な事・・・「健康づくりのスポーツクラブ」「家族との団らん」
④ 緊急でも重要でもない事・・・「用のないインターネット」「暇つぶしのゲーム」
です、そして「アポイントのない来客」「突然の飲み会」は、③ 緊急で重要でない事ですよね。

朝の時点で、計画を立てた時に「家族との団らん」→家族に何時から△△しようね!と約束をしたら多分「突然の飲み会」に参加する確率は大幅に減ります。
日常生活で、この考え方がしっかりしていれば、「アポイントのない来客」の対応は、「もうしわけ無いですが、今日は資料だけお預かりします××日の□□時に来てください。」と丁重にお断りすれば
「健康づくりのスポーツクラブ」に通うことができるでしょう。

私は最近、以前より早く起きてしっかり計画する時間を確保して、優先順位をつけています。
歯科医院において「目の前の患者さん」という「緊急で重要な事」に全力で働いているスタッフのサポートとして、しっかり「緊急でなく重要な事」にフォーカスして取り組んでいきます。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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